Deel 3 publicatiereeks levensduurkosten: levensduurkosten, maak de juiste keuze op het juiste moment

We like to say that we design well thought out and realize future-proof buildings. Yet we are all familiar with examples of buildings that required major renovations within 10 years. Or where the indoor climate still left something to be desired years after completion. How do we ensure that we can make a responsible and sustainable investment decision? That starts with insight into the life cycle of the building and the life cycle costs. At the right time and using an unambiguous and objective method.

Where were we and what do we want to talk about now?
In the first two publications, we talked about who we are, what lifetime costs are and why we think calculating lifetime costs is useful. In the third part of this series, we pay attention to the perspective: for whom and when is a calculation of the lifetime costs made? And is it wise to make a very detailed calculation in an early phase?

Designing and realizing new real estate
It will probably sound familiar to you; a design team works out a construction project. Architects and consultants make a design and the cost expert calculates the corresponding investment costs. Choices are made within the available investment cost budget. If it turns out that the investment costs are above budget, we will optimize or cut back. Where can it go a little less? Every now and then elements are deleted or cut back. This way we arrive within budget. Mission accomplished. Or can this be done better?

A long-term vision pays off
The design team has done its job. The project is realized and the building is put into use. But is the result optimal, are the budget-driven choices also the best choices in the long term? The answer is: probably not. It could have been better if not only the initial costs had been decisive, but also the long-term interests of the owner, investor and user had been taken into account.
Decades will follow in which costs and revenues will be incurred on a daily basis (think of solar energy, but also of labor productivity). All in all, this involves much higher amounts than just the initial costs. It is therefore wise to consider this during planning, or better: to count on it when budgeting in the initiation phase!

And the existing buildings?
So much for new construction projects. The existing stock must be maintained, made more sustainable or adapted to current wishes and requirements. Perhaps the layout no longer meets the requirements of the time, or the air-conditioning system needs to be replaced. Here the advice is the same: think ahead, calculate ahead. Compare alternatives and focus on themes such as energy, circularity and future value. How long will the building last, what is optimal given the investment and operating costs? It is really not necessary to calculate all possible variants in detail. Logical reasoning quickly leads to three or four promising options.

Do you know everything after making a lifetime cost calculation?
New. When considering variants, in addition to finances, more aspects play an important role. Think of qualitative aspects such as sustainability, comfort, health and future value. A lifecycle cost calculation is suitable for objectively and quantitatively mapping out the financial component of this consideration. The combination of quantitative and qualitative aspects enables you to make the right decision.

What level of detail do I use?
The quantitative approach has differences in the level of detail. That makes the method suitable for application. in the early planning phase where an abstract approach is desired. But even in an advanced design it offers opportunities for a higher level of detail. The ISO 15686 uses the following terms for this:

Strategic level, System level and Detail level. The figure below shows a schematic representation.

Figuur 1: vereenvoudigde weergave detailniveaus ISO 15686

In Nederland wordt de ISO 15686 niet door iedereen gebruikt. De NEN 2699 daarentegen kent bijna iedereen. Deze norm kan dienen als checklist, biedt een herkenbaar format en geeft handvatten voor het kiezen van het juiste detailniveau. De ene norm sluit de andere niet uit. We zien dat de detailniveaus uit de NEN 2699 passen binnen de gedachtegang van de ISO. In onderstaand figuur zijn de zes detailniveaus aan de grafiek uit figuur 1 toegevoegd.

Figuur 2: vereenvoudigde weergave detailniveaus ISO 15686, met toegevoegd de niveaus uit de NEN 2699

De keuze voor een detailniveau in een bepaalde fase is natuurlijk niet in beton gegoten. Je maakt per project of variant de afweging. Abstract of gedetailleerd.

Een voorbeeld: de keuze voor een klimaatinstallatie. Wat zijn in zo’n geval de doorslaggevende aspecten? Niet de vloerafwerking waar de installatie op staat, ook niet het onderhoud van de dakbedekking. Wel de investeringskosten, het energieverbruik en het onderhoud van de installatie zelf.

Het onderzoek kan uitgevoerd worden op Systeemniveau. Je kiest daarbij voor een detailniveau dat past bij de fase waarin het vraagstuk speelt. In dit geval in het begin van het ontwerptraject. Maak daarbij gebruik van kosteninformatie op het niveau van Elementclusters of Elementen. Kosteninformatie die recht doet aan het verschil tussen de varianten, maar niet disproportioneel gedetailleerd is. In dit geval dus bijvoorbeeld niveau drie of vier uit de NEN 2699.

Een aantal vraagstukken speelt al eerder in de vastgoedcyclus. We denken daar nog niet aan systemen of oplossingen. Bij een vraagstuk in de initiatieffase waarbij je de afweging wilt maken tussen eigendom en huur of  verbouw en nieuwbouw, volstaan kostenkengetallen. Waar je bij het eerdere voorbeeld vooral inzoomt op een enkel gebouwonderdeel, is het belangrijk hier naar het grotere plaatje te kijken. Naast energie en onderhoud zijn ook de gemeentelijke heffingen, de schoonmaakkosten en het beheer van invloed, en soms zelfs doorslaggevend. De combinatie van de vroege planfase en het abstracte kostenniveau maakt dat we hier spreken over Strategisch niveau. De kosteninformatie die gebruikt wordt bevindt zich op het niveau van Rubrieken of Clusters. In dit geval dus bijvoorbeeld niveau een of twee uit de NEN 2699.

Om dit principe nog wat meer te duiden hebben we de grafiek voorzien van drie voorbeelden. In figuur 3 hebben de volgende voorbeelden een plaatsje gekregen:

>> Huisvestingsopgave (eigendom of huur?). De keuze voor een benadering op Strategisch niveau met abstracte kosteninformatie (niveau 1 of 2) lijkt het meest toepasbaar.

>> Constructieprincipe (droge of natte bouw?). De keuze voor een benadering op Systeemniveau met niet disproportioneel gedetailleerde kosteninformatie (niveau 3 of 4) lijkt het meest toepasbaar.

>> Binnendeurafwerking (geschilderd of kunststof?). De keuze voor een benadering op Detailniveau met detailkosteninformatie (niveau 5 of 6) lijkt het meest toepasbaar.

​Vanzelfsprekend kan het ook zo zijn dat je de berekening van de huisvestingsopgave op een later moment in je ontwikkeltraject (opnieuw) beschouwd. Bijvoorbeeld als op basis van een definitief ontwerp een (definitieve) berekening van de kostprijsdekkende huur wordt opgesteld. Je zult dan zien dat de berekeningsmethodiek langs de x en y-as gaat bewegen. De oranje pijlen illustreren dit.

Figuur 3: voorbeelden detailniveau

Voor wie?
De levensduurkostenberekening is op vele manieren inzetbaar. Dat maakt de groep die er baat bij kan hebben groot en divers. Een paar voorbeelden: de belegger die een complex al dan niet aankoopt voor de verhuur, een schoolbestuur dat moet beslissen over het vervangen van de luchtbehandelingsinstallatie, een woningbouwcorporatie die een grootschalige renovatie af wil zetten ten opzichte van een beperkte upgrade, maar ook een particuliere woningbezitter die overweegt zonnepanelen te plaatsen. Dus eigenlijk voor iedereen die een goed onderbouwd investeringsbesluit wil nemen voor de lange termijn.

En verder?
In de volgende publicatie besteden we aandacht aan de NEN2699, de detailniveaus en het nut van benchmarken en kostenkengetallen. Je kunt deze publicatie binnen een paar maanden verwachten.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Het Rijksvastgoedbedrijf, Life Cycle Vision, AT Osborne, IGG Bouweconomie en Brink werken de komende periode samen aan het thema levensduurkosten, in samenspraak met de Nederlandse Vereniging voor Bouwkostendeskundigen (NVBK) en de Dutch Association of Cost Engineers (DACE). Met elkaar gaan we op zoek naar definities en rekenmethodes. Daarbij zorgen we vooral dat we dezelfde taal gaan spreken.

Op LinkedIn plaatsen wij alle publicaties en is ruimte voor het delen van ervaringen. Je vindt ons op de volgende pagina: https://www.linkedin.com/groups/8970183/

Erik Weldring, Rijksvastgoedbedrijf, Erik.Weldring@rijksoverheid.nl
Bernd Karstenberg, Life Cycle Vision, bkarstenberg@lifecycle.vision.nl
Frank Michielen, AT Osborne, Frank.Michielen@atosborne.nl
Djordy van Laar, IGG Bouweconomie, d.vanlaar@igg.nl
Gerard van Dijk, Brink, g.van.dijk@brink.nl
Nederlandse Vereniging voor Bouwkostendeskundigen (NVBK), secretariaat@nvbk.nl
Dutch Association of Cost Engineers (DACE), info@dace.nl